ORGANISATION, METHODES ET MANAGEMENT ORGANIZATION, METHODS AND MANAGEMENT

GTD / MindMap XMind

Thu, 19 Nov 2009 22:09:17 +0100

Ever tried XMind? This mindmap software has launched a powerful free version that also features Ishikawa diagrams and internet sharing. It runs similarly on Windows and Linux, and tries on MAC (some Java issues currently) or from a USB key, which is a convenient way to carry one’s personal organization and mindmaps. It creates clean maps and can import files from FreeMind or MindManager.

So this is an XMind version of the self-explanatory GTD on mindmap template. For more explanations, go to this post and this other one.

Note that XMind free version doesn’t manage tasks time information, therefore, if your personal organization is very much date dependant, you would prefer the FreeMind version, or use XMind Pro release, or MindManager.

Mind your Map to Stay on Top !

Ericlodi

Meilleurs Voeux! Best Wishes!

Sun, 18 Jan 2009 10:58:28 +0100

Best Wishes for a Healthy, Happy
and Successful Year 2009 !
Meilleurs Voeux de Santé, de Bonheur et de Réussite pour 2009 !

Sancy Free : AOC 100% Auvergne Sancy Mont-Dore

Ericlodi

2008 Recipe for Success

Sat, 5 Jan 2008 09:46:11 +0100

A frosty 2008 Recipe for Success inspired by Christmas pictures from my other blog Sancy Free

Best Wishes for a Healthy, Happy
and Successful Year 2008 !

Ericlodi

Back to School / Business Make the Most of your Notes!

Mon, 1 Oct 2007 21:35:10 +0200

We have all found back again the way to school, to the university or to the office... We have new areas to discover, new missions to accomplish, new challenges in front of us. Then, how to learn faster, integrate new knowledge quicker and be effective more rapidly?

Let’s say it again : taking notes - and using them - increases understanding, improves memory and accelerates integration of complex information into knowledge!

A few tips to take notes and make the most of them.

• Focus : before even trying to note anything, it is essential to be completely available, to focus on the speaker in order to really receive all of his message, both verbal and body language. Find a good place in the room and adopt a position with the speaker naturally in sight. For a conference call, block visual distractions.

• Define your objective and take notes accordingly. For instance, in a meeting on a well known topic and mainly about taking action, make note of decisions, complete with necessary details to get things moving immediately. On a familiar topic where you are seeing fresh perspectives, make a note of key points. Instead, on a new domain, note as much as you can, in order to find later bits and pieces that didn’t catch your attention in the first place, to understand better and deeper, and grasp relations between different elements.

Taking notes is only a starting point. It already improves memory and understanding, but produces only a fraction of the potential effectiveness it can bring if you are disciplined enough to go to the next steps:

• Review your notes on the same day, clarify, complete, comment, highlight the important points. Add keywords, synthesis, questions, issues to research or follow up.

• At the end of the day, review rapidly all of your day notes, in order to refresh and “stamp” your memory, highlight the key points, and build a “mind synthesis” of new knowledge.

These 2 steps improve substantially memory, understanding, and integration of information. It also increases a lot the ability to effectively use again your notes later:

• Before going further on a topic, review rapidly all related notes. For instance when starting the day, you may “load your brain drive” with relevant information. This really helps going further - instead of starting two steps back or getting lost!

• Regularly, review all notes on a given topic in order to build a “mind synthesis” - or a written one.

Taking notes - and most importantly using them as described by following quick but effective routines - greatly help our brain to digest efficiently and seamlessly information, integrate it into knowledge and make it available for action. Otherwise... information will essentially be lost, and it will take a lot of pain and efforts to re-learn it several times.

Of course, well designed note taking supports can only help!

• Handwritten notes: make it easy to exploit later :

✓ Organize different areas for different categories of topics.

✓ Leave a margin that will host keywords and codes that will allow to easily find a note and scan it.

✓ Draw a “box” at the bottom of the live notes: write in it the synthesis, questions... at review time

✓ Highlight key points, important concepts... but don’t abuse codes and colours or it will become a maze!

• When using a computer, we miss the pleasure to write by hand... But the upside is highly valuable : it is a breeze to correct and format properly, and a snap to re-use in other documents and disseminate through e-mail and web. Last but not least, filing, searching and linking are powerful ways to exploit information.
If the computer is not around, a PDA comes handy : after some training, writing on a PDA is only 20 to 30% slower than on paper - which is good enough for most cases, with the advantage to produce an electronic document.

✓ My preferred tool for note taking : TiddlyWiki, a Jeremy Ruston Wiki, self-contained in one html page. Therefore it is very portable, stored on a USB key, a PDA, on the web or a network server. Even with a massive amount of notes, it is very easy to navigate with WikiWords, url and file links, tags, embedded search engine, customized menus, all that with nice ergonomics and a cool look and feel.

• When it comes to prepare synthesis, or when taking notes on complex subjects, mind maps, concept maps and other graphs are very useful and present clearly a load of information and relations on a limited surface. A mind map visually organizes ideas, arguments and topics around the central subject on radial trees. The concept map illustrates relations between topics with commented links and arrows.

✓ By hand, a simple A3 sheet is just wonderful! On the computer, FreeMind and even more MindManager are excellent tools to draw very complete mind maps. Finally, even on a PDA a quick sketch may say more than a thousand words!

Take notes and turbocharge your brain!

Ericlodi

Rentrée : Noter c’est gagner !

Sat, 29 Sep 2007 07:05:41 +0200

C’est la rentrée! Chacun a retrouvé le chemin de l’école, de l’université, du bureau... De nouvelles matières à découvrir, de nouvelles missions à démarrer, de nouveaux challenges en vue: comment accélérer l’apprentissage, intégrer les nouveautés et devenir rapidement efficace?

On ne le répétera jamais assez : prendre des notes - et les utiliser - stimule la compréhension, augmente la mémorisation et accélère l’intégration de données multiples!

Quelques tuyaux pour prendre des notes et en tirer le maximum d’efficacité.

• Se concentrer : avant même de vouloir noter, il faut être complètement disponible, regarder attentivement les personnes qui parlent pour recevoir l’ensemble de leur message et s’en imprégner. Il est utile de bien se placer dans la salle et de s’installer de telle manière à avoir l’orateur ou l’interlocuteur naturellement en vue. S’il s’agit d’un appel au téléphone, bloquer les distractions visuelles.

• Adapter la prise de note à l’objectif recherché. Par exemple dans une réunion sur un sujet familier et tournée vers l’action, on notera uniquement les décisions, mais avec les détails qui les rendent opérationnelles immédiatement. Sur un sujet connu mais où l’on découvre des perspectives nouvelles, on notera les points clefs. Sur un thème nouveau, noter in extenso permettra de découvrir ultérieurement des éléments inaperçus la première fois, de saisir des relations, d’enrichir la compréhension.

Prendre des notes n’est qu’un début, qui aide déjà à retenir et comprendre, mais n’apporte qu’une petite part de l’efficacité que l’on peut obtenir en s’astreignant aux étapes suivantes:

• Relire ses notes, dans la foulée ou le jour même, pour les clarifier, compléter, commenter et faire ressortir les points importants. Ajouter des mots clefs (pour s’y retrouver facilement), une synthèse, les questions qui se posent, les points à creuser ou à suivre.

• En fin de journée, balayer l’ensemble des notes du jour pour rafraîchir ce qui a été vu, se remettre à l’esprit les points clefs, bâtir une “synthèse mentale” des nouveautés.

Ces deux dernières étapes augmentent substantiellement la mémorisation, la compréhension, la capacité à intégrer des informations... et la possibilité d’utiliser efficacement les notes plus tard:

• Avant de poursuivre sur un sujet, revoir rapidement les notes le concernant. Par exemple en début de journée se “charger le disque dur” des informations utiles. Cela aide vraiment à aller plus loin - et à ne pas repartir deux pas en arrière voire décrocher!

• Régulièrement, reprendre les notes sur un sujet donné, pour en faire une synthèse mentale voire écrite.

Prendre des notes et surtout les utiliser ainsi, en consacrant un temps minime à ces “routines”, c’est aider notre cerveau à digérer efficacement et en souplesse les informations, les intégrer, et les rendre disponibles. Sinon... l’information sera pour l’essentiel perdue, à moins de n’être obligé de la redécouvrir plusieurs fois - avec peine.

Les supports utilisés peuvent aider à mettre en pratique!

• A la main, faciliter l’utilisation future de chaque note :

✓ Eventuellement prévoir différentes zones ou supports pour différents sujets.

✓ Laisser une marge, qui accueillera les mots clefs et codes permettant de repérer rapidement la note et de s’y retrouver.

✓ Ménager une “boite” en bas de la prise de note, qui accueillera à la relecture la synthèse, les questions...

✓ Faire ressortir les points clefs, notions importantes... mais sans abuser des codes et couleurs au risque de s’y perdre vite!

• L’informatique élimine le plaisir d’écrire à la main... mais présente des atouts indéniables: remise en forme facile, réutilisation et diffusion (dans des e-mails, des documents...), recherche, classement, liens...
Si l’on n’a pas toujours un ordinateur avec soi, le PDA est une bonne alternative: une fois franchies les réticences et difficultés initiales, on peut écrire sur un PDA seulement 20 ou 30% plus lentement qu’à la main, ce qui est suffisant dans l’immense majorité des cas.

✓ Mon support personnel préféré pour prendre des notes: TiddlyWiki, un Wiki de Jeremy Ruston contenu dans une seule page html, qui peut donc facilement se transporter partout, sur une clef USB - ou un PDA - ou être stocké sur web ou réseau. L’utilisation facile des WikiWords, des liens, des tags, du moteur de recherche et des menus permet de très facilement s’y retrouver dans des masses de notes, avec une ergonomie simple et un look sympa! Merci à Jacques Turbé pour la version française.

• Pour réaliser des synthèses ou bien directement prendre des notes sur des sujets complexes, les mind maps, concept maps et autres schémas sont extrêmement utiles et condensent beaucoup d’informations mises en relation sur un espace réduit. La mind map organise les idées, arguments, thèmes... en arborescence autour du sujet central. La concept map détaille les relations entre objets et idées en les reliant par des flèches commentées.

✓ A la main, les feuilles A3 font merveille. Sur l’ordinateur, FreeMind et encore plus MindManager permettent de réaliser des mind maps très complétes. Et après tout, même sur un PDA, on peut dessiner de petits schémas!

Prenez des notes et mettez un turbo dans votre cerveau !

Ericlodi

GTD vs Multitasking !

Sun, 10 Jun 2007 08:47:11 +0200

Serge Stinckwich de #doesNotUnderstand is asking the question :
“Why so many GTD applications ? There is no week without a new application. Is it a fad ?”

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At the root of the expansion of GTD tools, there is first of all the success of GTD as a method !

Actually, this method is neither revolutionary nor totally new. In my opinion, it owes its success to an attractive packaging of traditional organization methods, but also to the bold changes in the workplace that happened in the last years.

Let’s focus on the second point. In the past, one’s work was executed:
- Following orders of a manager heading a department that usually regrouped similar functions.
- By processing documents and mails arriving in an inbox, more or less as a first in / first out flow.

We can safely say there were “organization methods”, as a matter of fact there were those of the department, and were followed by everybody there, as the workflow was eventually controlled by the department system and its manager.

But, progressively, most of the work content has been organized along transverse processes cutting through the traditional organization silos. The challenge has been to operate faster and faster along these processes. In the mean time, technology tools have made communications faster and pervasive. Work orders and tasks requests or triggers are arriving from all directions, bombarding instantaneously and continuously individuals who are directly linked with their internal and external counterparts through:
- Fixed and mobile phones
- Voice mail
- SMS
- Chat
- E-Mail
- RSS
- Collaborative platforms, wikis and the like
- Dashboards, online balance score cards and indicators
- Direct interaction in open space offices and call/ service centres
- Papers (not yet dead!)
- PostIt
- And more meetings, including virtual varieties.

Meanwhile bosses have multiplied :
- Besides the traditional hierarchical manager, we can find
- Project managers
- Functional managers
- Process managers
- Coordinators of all sorts.

These “bosses” are usually less present to distribute tasks and organize work, but more focused at setting objectives and making the team accountable for results.

Bottom line : most of the burden is on the individual alone to get organized by himself to face this famous information overload doubled by the pressure of results. In the past, the company would set up work methods and organize the workflow, today it provides multiple generic standard tools (e-mail and office software, PDA...) without much methodological support. Therefore we see individuals bombarded with requests, always interrupted, less accustomed to follow a methodical framework, less managed in their tasks, struggling with a collection of generic tools not well integrated.

In many cases, productivity drops and stress rises... Note that the opposite can happen if work is really organized : processes described and optimized, integrated in the user software interface, disruptions and exceptions eliminated or controlled...

Otherwise, it is time to invest more energy to implement good old personal organization methods ! A good place to start is to avoid multitasking by all means :
- Limit the impact of interruptions by making immediately a note of any new thing to do, any idea...
- Split things to do in elementary tasks that can be rapidly achieved between interruptions.
- Focus on what is to be done and can be done right now, by sorting out elementary tasks by context of work.
Well... This is simply GTD !

As “knowledge workers” spend most of their time in front of their screen using standard softwares, it is very exciting to have one’s own pet GTD software, preferably customized, that will absorb all requests, sort them out and manage them methodically : it gives the nice impression to get back in control in front of “Big Brother”. It is both a secret playground and a secret weapon ! It is thrilling to have something really personal, in form and content, in an environment which has often become oppressing and inhuman.

That is why developers of GTD or ToDo lists softwares have a bright future ! The hipsterPDA and other customized notebooks are also successful for the same reason. This is also probably why “plain vanilla” implementations using plain standard mail and PIM are welcome with less passion...

Whatever tool is used, remember : the real enemy is multitasking...

Caution : multitasking kills efficiency !

Ericlodi

GTD contre Multitasking !

Sat, 3 Mar 2007 15:03:02 +0100

Serge Stinckwich de #doesNotUnderstand pose la question:
“Pourquoi autant d’applications GTD? On ne peut être que surpris par le nombre d’applications (à la fois les applications web ou applications offline) se revendiquant de l’approche GTD (Getting Thing Done) de David Allen. Il n’y a pas une semaine, sans une nouvelle application. Faut-il y voir uniquement un phénomène de mode ?”

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Derrière le succès des outils GTD, il y a d'abord le succès de la méthode GTD !

En elle-même, cette méthode n'a rien de très révolutionnaire ni de très nouveau. A mon avis, elle doit son succès d'une part à un "packaging" attractif de méthodes d'organisation traditionnelles, et d'autre part aux changements de l'organisation du travail ces dernières années.

Détaillons ce deuxième point. Auparavant, le travail était réalisé
- A partir d'ordres du chef d'un département regroupant souvent des fonctions homogènes.
- Et en traitant des documents ou courriers qui arrivaient dans la panière et étaient traités plus ou moins dans l'ordre de la pile.

Il y a avait généralement des méthodes d'organisation, c'étaient de fait celles du département considéré, qui étaient suivies assez bien par tout le monde puisque le flux de travail était finalement régulé par le système du département et son chef.

Progressivement, le travail concret s'est organisé autour de processus transversaux aux silos des organisations traditionnelles, et l'on cherché à aller de plus en plus vite sur ces processus. En même temps, les outils ont permis et rendu les communications plus rapides et transversales. Les ordres de travail ou déclencheurs de tâches viennent de toutes parts, instantanément et en continu sur des individus en prise directe avec leurs interlocuteurs internes et externes, via
- Téléphone fixe et mobile
- Messages téléphoniques
- Texto
- Chat
- E-Mail
- RSS
- Plate-formes collaboratives et autres wikis
- Dashboards, balance score cards, tableaux de bord
- Interactions directes dans les bureaux paysagers et centres de service
- Toujours un peu de papier
- Des post it
- Encore plus de réunions physiques ou virtuelles!

Les chefs se sont multipliés :
- En plus du responsable hiérarchique, on trouve
- Chefs de projets
- Responsables fonctionnels
- Propriétaires de processus
- Coordinateurs de tous poils

Ces “chefs” sont souvent moins présents comme répartiteurs du travail ou organisateurs du département, mais davantage comme responsables des résultats et fixateurs d'objectifs.

Bilan: l'essentiel de la responsabilité de s'organiser face à ce déluge d'information (le fameux information overload) et à la pression du résultat incombe individuellement à chaque personne. L'entreprise ou le département fournissaient auparavant des méthodes, aujourd'hui ce sont généralement des outils génériques standards multiples (e-mail, bureautique, PDA...) sans accompagnement méthodologique. On voit donc des personnes beaucoup plus sollicitées, interrompues en permanence, moins formées aux méthodes, dont le travail est moins encadré, se débattant avec une collection d'outils génériques peu intégrés.

Dans beaucoup de cas, la productivité baisse et le stress augmente. L'inverse peut se produire si le travail est réellement organisé : les processus optimisés et décrits, intégrés dans l'interface du logiciel de travail, les perturbations hors processus éliminées ou contrôlées...

Sinon, il faut appliquer avec une énergie renouvelée les bonnes vieilles méthodes d'organisation personnelles, et d'abord éviter au maximum le multitasking :
- Limiter les interruptions en notant immédiatement toute chose nouvelle à faire, idée nouvelle etc
- Couper les choses à faire en actions élémentaires qui peuvent être accomplies rapidement entre deux interruptions.
- Se concentrer sur ce qui est à faire et faisable dans l'instant en triant les actions élémentaires à mener par contexte de travail.
C'est tout simplement GTD !

Et comme la plupart des "travailleurs du savoir" passent le plus clair de leur temps devant l'écran à utiliser des logiciels complètement standardisés, il est très séduisant d'avoir son petit logiciel GTD à soi, si possible customisé, qui permette d'intégrer toutes les sollicitations, les reclasser et les gérer efficacement, ce qui donne l'impression de reprendre la main face au "Big Brother". C'est le jardin secret et la botte secrète en même temps! C'est tout l'attrait d'avoir quelque chose de vraiment personnel, à diffusion restreinte, face à un environnement devenu envahissant et souvent déshumanisé.

C'est la raison pour laquelle les créateurs de logiciels GTD ou ToDo lists à diffusion restreinte ont de l'avenir devant eux! Les hipsterPDA et autres carnets personnalisés rencontrent le même succès pour la même raison. C'est sans doute aussi pourquoi les mises en oeuvre "sans saveur" d'organisation personnelle à base de client mail et PIM standards ne passionnent pas les foules...

Quelque soit l’outil ou la méthode employée, retenons que le vrai ennemi, c’est le multitasking...

Attention: le multitasking tue l’efficacité !

Ericlodi

Bonnes Résolutions ... A revoir ?

Sat, 3 Feb 2007 11:04:57 +0100

Janvier est passé... Et beaucoup de bonnes résolutions se sont diluées voire effacées. Il faut bien l’admettre, les engagements pris dans l’enthousiasme du réveillon produisent rarement de résultats concrets -sans même parler de vouloir changer radicalement sa vie... Alors, faut-il complètement abandonner envies et ambitions après seulement quelques semaines? Ce serait plutôt l’occasion de les reprendre avec plus de réalisme.

Il y a des tonnes de conseils pour prendre de bonnes résolutions et s’y tenir. Je ne vais pas essayer de les résumer. J’ai plutôt choisi de souligner deux idées qui vont un peu contre nature :

• Pour commencer, résolution rime avec décision : c’est avant tout une affaire de choix. Résolution, comme dans résoudre une équation : pour introduire du + il faut trouver du - ailleurs!

Nous avons tendance à naturellement empiler nos rêves, sans jamais enlever aucune charge par ailleurs. Les entreprises doivent choisir entre leurs investissements potentiels, ce qui les conduit à arrêter des projets ou décider de ne pas les lancer. De la même façon, en tant qu’individus, nous devons résoudre comment décomposer nos 24 heures en activités et priorités!

‣ Prenons des résolutions aussi - même d’abord - sur ce que
NOUS NE FERONS PAS!
Décidons d’arrêter certaines choses, d’en déléguer d’autres, débarrassons nous de ce qui nous ralentit et nous encombre. Cela donnera du temps pour que d’autres choses plus importantes s’améliorent - sans même prendre de résolution spécifique pour cela.

• Et puis, soyons pragmatiques. Nous réussissons grâce à nos forces, pas nos faiblesses. Entreprises et personnes développent des avantages compétitifs en devenant encore meilleurs dans les domaines où ils sont bons, pas en s’efforçant d’aller dans des activités ou des segments pour lesquels ils ne sont pas faits. Un comptable doué deviendra peut-être directeur financier en développant ses compétences de gestion et de finance et en enrichissant sa compréhension du business, pas en essayant de rattraper les chercheurs de la R&D. De la même façon, un coureur de marathon n’essayera pas de battre le record du 100m - il n’y arriverait jamais et dégraderait en même temps ses performances d’endurance.

‣ Concentrons-nous sur nos FORCES et prenons des résolutions pour les développer et les étendre!
Bien sûr, si nous avons des points faibles rédhibitoires, il faut s’en occuper. Sinon, à fond sur nos points forts!

Donnons de l’Espace à nos Forces !

Ericlodi

New Year Resolutions... Revisited !

Wed, 31 Jan 2007 23:51:19 +0100

January has come to an end... and many new resolutions have already come to a stop. Let’s face it, resolutions taken with high spirits on New Year’s Eve seldom bring results, let alone change life... So, is it time to abandon and forget short lived ambitions? Well, it may rather be a good occasion to review them in a more realistic light.

There are loads of advice about how to choose good resolutions and stick to them. I will not try and summarize them. Instead, I would like to highlight two ideas which are a bit counter-intuitive:

• To start with, resolution is about decision and therefore choice. Resolution as in solving an equation : if there is a + introduced, there should be a - somewhere!

We tend very naturally to add up dreams but never retrench any burden. Companies have to choose between potential investments; they must stop projects or resolve not to launch them. Similarly, as individuals, we have to resolve how 24 hours break down in activities and priorities!

‣ Take resolutions also - and even first - about what NOT TO DO !
Decide to stop some things, delegate others, arrange to get stuff out of the way. This will give time for more important issues to improve even without taking direct resolution for that.

• Then, be pragmatic. We succeed thanks to our strengths, not weaknesses. Companies and individuals build and develop competitive advantages by getting better at what they already do well, not by forcing themselves into activities and segments not fit for them. A gifted accountant may succeed to eventually become a CFO by developing his controlling and financing talents and expanding his business understanding, not by trying to catch up in scientific research. And a marathon runner will not resolve to break the 100m record - he would never succeed and would simultaneously loose his edge on long distance.

‣ Focus on your strengths and resolve to develop and expand them!
Well, if you have a weakness which is a real killer, may be you should address it. Otherwise, just forge ahead!

Give Room to your Strengths !

Ericlodi

GTD / Mind Map MindManager

Mon, 15 Jan 2007 20:04:03 +0100

Best Wishes for 2007 and may the Organization Angel bring You Peace of Mind and Success!
Bonne Année 2007 et puisse l’Ange de l’Organisation Vous apporter Sérennité et Succès!
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Fortunate enough to use MindManager?

‣ This is a simple, self explanatory GTD mind map template, equivalent to what has been presented in previous posts.

Want to go further?

‣ More GTD-fu with Gyronix ResultsManager to produce dashboards and lists from MindManager maps. On the inbox side GyroQ allows quick GTD input.

‣ As far as I am concerned, I stay simple on the GTD side, but for project management I love to use MindManager with JCVGantt Pro2 : the same project is viewed and edited simultaneously as a mind map and a gantt chart. This is very useful to keep in view the tasks breakdown as well as the timeline. It also makes it easy to brainstorm then organize and finally review projects.

Mind your Map to Stay on Top !

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The Mindjet blog VizThinkMM

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Assez fortuné pour utiliser MindManager?

‣ Voici une mind map GTD très simple, mode d’emploi inclus, équivalente à ce qui a été présenté dans les articles précédents.

Pour aller plus loin :

‣ Plus de sophistication avec Gyronix ResultsManager pour produire listes et tableaux de bord à partir de cartes MindManager. GyroQ se charge, lui, de vous faciliter l’entrée des données.

‣ De mon côté, je suis partisan de simplicité pour GTD, mais pour la gestion de projet j’aime utiliser MindManager avec JCVGantt Pro2 : on peut voir en simultané le même projet sous forme de mind map et de gantt. C’est très pratique pour garder une bonne vue de l’articulation des tâches et du planning, et c’est facile de passer du brainstorming à l’organisation du projet puis sa revue.

Tracez la Carte pour Garder le Cap !

Ericlodi

GTD sur Mind Map (B) Façon Digitale

Sat, 14 Oct 2006 18:32:51 +0200

Si vous avez parcouru “GTD sur Mind Map : Tracez le Cap!” peut-être serez vous tenté par un essai d’application sur ordinateur? Ou bien est-ce déjà fait? Si la carte de votre organisation personnelle est déjà sur votre écran, jetez un coup d’oeil aux astuces de la deuxième partie.

Pour commencer

Cet exemple d’application utilise FreeMind, un logiciel opensource gratuit, rapide et efficace. Mais vous pouvez faire la même chose avec la plupart des logiciels de mind map, comme MindManager qui a des fonctions de gestion des tâches.

• Si vous n’avez pas FreeMind, téléchargez-le et installez-le.

• Puis chargez et ouvrez cette carte avec Freemind.

• C’est parti! Parcourez la carte dans le sens des aiguilles d’une montre, en suivant les instructions. En quelques minutes de pratique vous allez facilement déplacer, copier, ranger les branches pour organiser vos affaires.

Trucs et Astuces

• En cliquant sur les noeuds, affichez seulement ce dont vous avez besoin et masquez ce qui est inutile. Par exemple, dépliez uniquement l’arbre du contexte actuel. Ou seulement le projet que vous êtes en train de passer en revue.

• Ajoutez dates et alertes en utilisant menu/ tools/ show calendar : vous pourrez élégamment vous passer des célèbres 43 dossiers!

• Ajoutez des liens vers pages web et fichiers avec la fonction hyperlink dans le menu contextuel ou le menu insert. Ainsi, il suffira d’un clic pour disposer des éléments dont vous aurez besoin pour agir.

• Utilisez la fonction Find et des mots clefs! Par exemple, ajoutez les noms des personnes concernées aux actions et projets, vous pourrez retrouver instantanément tous les points où ils participent en recherchant leurs noms.

• Marquez chaque action réalisée, archivez-la dans son projet. Ce sera pratique pour préparer un rapport, et votre progression se traduira visuellement.

• Imprimez des vues de votre carte, ou exportez-la sous forme de photo pour votre PDA, votre mobile ou votre iPod - très pratique quand vous n’aurez pas l’ordinateur sous la main!

Plus de cartes?

Schémas et cartes abondent pour décrire le processus de GTD ou aider à sa mise en place - mais sont plus rares en français... Vous pouvez consulter :
‣ Le memento visuel GTD de Jacques Turbé
‣ Le blog de Pascal Venier
‣ La carte de Patrice Legoux

Tracez la Carte pour Garder le Cap !

Ericlodi

GTD sur Mind Map (A) Tracez le Cap !

Fri, 13 Oct 2006 18:00:37 +0200

GTD “Getting Things Done” est une méthode d’organisation personnelle concrète, efficace et tournée vers l’action. Les Mind Maps ou cartes heuristiques mobilisent cerveau gauche et cerveau droit, permettant une meilleure visualisation et mémorisation d’un ensemble de concepts et de leurs relations. Dès lors, pourquoi ne pas essayer de combiner les deux? Rien de plus simple! Démarrez votre logiciel de mind map préféré, ou attrapez une grande feuille de papier et des crayons.

1) Au centre, écrivez ou dessinez votre idéal, votre mot d’ordre.
2) Tracez une branche principale pour les entrées, inscivez-y toutes vos idées et choses à faire comme sous-branches.
3) Tracez une branche principale pour les projets, puis une sous-branche pour chaque projet, enfin pour chacun inscrivez les détails sur des sous-sous-branches.
4) Une branche principale de plus pour le frigo, avec une sous-branche pour les actions futures, une autre pour le freezer qui recueillera les idées plutôt hypothétiques.
5) Nous voici à la branche principale dédiée aux actions à mener, qui se divise en branches pour les contextes, qui recueillent les actions à mener.

Voilà, le travail de préparation est fini. Maintenant commence l’organisation!

A) C’est parti, videz-vous l’esprit! Lâchez dans la branche entrées tout ce que vous avez en tête, vos idées, les choses à faire, vos projets, vos pensées...
B) Triez vos entrées : déplacez les branches vers les projets, le frigo, les contextes... ou effacez-les!
C) Traites vos projets : complétez les notes, les choses à faire, déplacez les branches que vous aurez identifiées comme actions vers les contextes pertinents.
D) Triez le frigo : déplacez les actions futures qui sont mûres vers les contextes pertinents. Passes en revue le freezer, vous pouvez effacer des branches, les déplacer vers les projets ou les actions, ou les laisser là.
E) Voilà, votre arbre d’actions à mener vous attend : réalisez les actions, essayez d’élaguer jusqu’au tronc!
F) Au moins une fois par semaine, faites toutes les étapes en détail, en ayant en tête vos buts et priorités.

Cette méthode à base de mind map est beaucoup plus visuelle que les traditionnelles “ToDo” listes de choses à faire. Elle permet de rassembler sous les yeux beaucoup d’informations d’une manière structurée, facile à revoir et à évaluer. Vous pouvez vous concentrer sur une partie de la carte, par exemple sur un projet précis pendant une réunion, puis sur les actions à mener quand vous avez du temps productif devant vous. Et vous pouvez revoir si les deux sont bien cohérents lorsque vous préparez votre journée. Tout cela rassemblé sur une carte que vous garderez en vue beaucoup plus clairement qu’une série de listes!

Tracez la Carte pour Garder le Cap !

Ericlodi

GTD on Mind Map (2) The Digital Way

Wed, 11 Oct 2006 17:33:28 +0200

If you have been through the basics of “GTD on Mind Map : Stay on Top!” you may like to give it a try with a digital implementation. If you already have your personal organization mapped on your screen, there are a few more tips in the second part of this article. 
Getting Started 
This is a FreeMind implementation, because it is free, fast and effective. But you can do the same with most mind mapping softwares, like MindManager which integrates task management features.

• If you don’t have FreeMind, download and install it.

• Then download and open this map with FreeMind.

• Go! You just need to go around the map clockwise and follow the instructions on it. Within a few minutes of practice you will easily drag and drop, copy and paste branches to organize your stuff.

Power Tips

• When clicking on branches you can show only what you need and hide unnecessary information. For instance unfold only the current context tree. Or expand only the project you are reviewing.

• Add dates and reminders using menu/ tools/ show calendar : you will elegantly get rid of the famous 43 folders!

• Add links to pages and files using the hyperlink function in the contextual menu or the insert menu. Then you will have necessary materials for action only one click away.

• Use the find function and keywords! For instance add the names of relevant people to actions, then find all actions related to them by searching their names.

• Mark done actions as achieved and drop them back in their project. It is handy for reports and gives a visual indication of progress.

• Print views of the map, or export them as pictures for your PDA, phone or iPod - useful when you won’t have your computer around!

More Maps

There are a number of charts and maps to describe GTD workflow or help implement it. You may like to check :
‣ The original David Allen’s workflow
‣ Dr Pascal Venier’s blog

Mind your Map to Stay on Top !

Ericlodi

GTD on Mind Map (1) Stay on Top !

Tue, 10 Oct 2006 14:04:46 +0200

GTD “Getting Things Done” is a very effective, action oriented, personal organization method. Mind Maps mobilize left and right brain for a better understanding and recognition of concepts and relations. Why not combining the strengths of both tools? Nothing easier! Fire up your preferred mind mapping software, or grab a large piece of paper and markers.  1) Write or draw in the centre your motto or ideal. 2) Draw a main branch for inbox and dump your ideas and thoughts as sub-branches. 3) Draw a main branch for projects, then 1 sub-branch per project, and detail each project in sub-sub-branches. 4) Draw a main branch for the fridge, one sub-branch for differed actions, another for hypothetical ideas, the freezer. 5) Draw a main branch for next actions, one sub-branch per context, and next actions as sub-sub-branches.  You are done with the preparation work. Now start organizing!  A) Go for a mind sweep! Dump in the inbox everything on your mind, thoughts, projects, ideas, things to do... B) Process your inbox : move branches to projects, fridge, contexts... or trash them! C) Process your projects : add thoughts and actions, move branches identified as next actions to the relevant context. D) Process the fridge : move differed actions that have matured to the relevant context; review the freezer, trash branches or put them in projects or actions, or leave them there. E) Your next actions tree is waiting for you: get things done, try and get down to the trunk! F) At least once a week, go in details through the whole process with your goals and priorities in mind.   This mind mapping method, compared to more traditional to-do lists, is much more visual and gather a very rich collection of information, easy to review and assess. You may focus on one part of the map, for instance on a specific project during a meeting, then on your next actions when you have some productive time available. And you may review how well both are connected when preparing your next day. All that gathered on a map that will stay on the top of your mind much clearer than a collection of lists or cards. 
Mind your Map to Stay on Top !

Ericlodi
2 Comments

PETER

[...] Eric Lodi has posted a "howto" on combining GTD with mind mapping. [...]

dimanche 22 octobre 2006 - 17:03

CHRIS BARHAM

David Allen recently had a webinar sponsored my Mindjet (they make the Mindmanager mindmapping tool for Mac and Windows). He showed how he uses Mindmaps with GTD. IT has mindmanager templates available for download too : see
http://www.mindjet.com/us/company/events/davidallen.php

mardi 21 novembre 2006 - 23:55

GTD sur PDA Vive le Standard !

Fri, 6 Oct 2006 15:45:30 +0200

Un PDA est un outil formidable pour GTD. Mon conseil : s’en tenir au plus simple et utiliser les applications standards de base qui sont pré-installées pour le PIM - Personal Information Manager : calendrier, contacts, tâches, mémos ou notes.

Cela vous semble peut-être bizarre... Les forums internet regorgent de discussions et de témoignages sur des logiciels plus attractifs les uns que les autres, utilisés voire conçus pour GTD. Si vous adorez essayer de nouveaux logiciels - et y passer des heures - dans ce cas mon conseil n’est pas pour vous. Mais si vous avez d’abord et surtout l’intention de vous organiser avec GTD, et si gaspiller du temps à faire marcher matériels, logiciels et synchronisations n’est pas sur la liste de vos objectifs ni de vos projets, continuez à lire!

Mettre en place GTD sur PDA, c’est en fait sur PDA et ordinateur - au moins - pour être efficace et complet avec mails, dossiers, fichiers...

C’est là que les ennuis commencent : il est rarissime de garder longtemps la même configuration de matériels et logiciels. A titre d’exemple, en un an au bureau mon ordinateur a été changé, le client mail et le PIM ont changé deux fois (sans parler des mises à jour). Mon PDA et mon mobile ont été remplacés. Je n’avais rien demandé, et ça fait beaucoup en un an, mais entre ce qui devient obsolète, tombe en panne, est remplacé, les choix du département informatique qui évoluent, les systèmes d’exploitation et les logiciels qui changent de version... la compatibilité souffre! En plus, si l’on rajoute le matériel que l’on a à la maison et que l’on essaie de synchroniser tout ça, les probabilités de changements augmentent de façon combinatoire, et l’espérance de vie d’une configuration donnée se réduit d’autant...

Dans ce contexte de migration fréquente, l’intérêt de s’en tenir aux applications pré-installées de base, c’est de pouvoir transférer sans problème (en croisant les doigts...) une organisation standard et des données standards vers la nouvelle configuration.

Question suivante : peut-on efficacement mettre en place GTD sur le PIM de base d’un PDA? Mais oui, bien sûr! Parlons-en un autre jour...

Pour Migrer sans Migraine, Vive le Standard !

Ericlodi
1 Comment

SANJI

Bonjour

Je viens de découvrir ce site, et j'abonde dans le sens de ce billet : restons standard. J'utilise un Palm depuis des années. C'est mon 2nd cerveau. Au bureau, il est synchronisé sur un PC avec toute la panoplie Microsoft. A la maison, il est synchronisé sur un Mac avec toute la panoplie Apple. J'ai les mêmes données sur 3 machines, et ça me facilite grandement la vie. Et tout ça fonctionne parce que la grande majorité des applis sont standards.
Les autres ? Elles sont sauvegardées, et c'est déjà pas mal, mais c'est tout.

dimanche 15 octobre 2006 - 05:59

GTD on PDA Back to Basics !

Sat, 16 Sep 2006 11:37:58 +0200

A PDA is a very effective tool to implement GTD. My piece of advice would be to keep things simple and stick to the basic, native applications that make the PIM (Personal Information Manager): calendar, contacts, ToDo and memo or notes.

This may sound quite a strange statement: discussion forums are filled with enquiries and testimonials about so many attractive softwares, used for GTD or even designed for it. Well... if you like to experiment with applications and spend loads of time on it, my advice is not for you. But if you intend primarily to implement GTD and if wasting time tweaking hardware, software and synchronization is not in your objectives and projects, read on further!

Implementing GTD on PDA means actually on PDA and computer - at least - in order to be complete and effective with mail, files,...

Then, as a matter of fact, it is highly unusual to keep the same hardware / software configuration for long. Only to illustrate this point, in the past year my work computer was changed, the e.mail client and the PIM changed twice (not to mention the upgrade). My PDA and phone were replaced. I was not calling for these changes, and it sounds a lot for a year, but stuff get obsolete, stop working, get replaced, company IT policies do evolve, OS and software are upgraded, compatibility changes... Of course, adding home devices in the picture (in order to be in sync there) only multiplies the combination of changes and reduce the life span of a given configuration.

In this context of frequent migration, the beauty of sticking to basic native applications is that standard data and standard organization will transfer seamlessly (or almost, crossing fingers...) to new systems.

Then... is it possible to implement GTD effectively on a basic PDA PIM? Absolutely! Let’s review how another day...

Keep it Basic, and you will Migrate without Headache !

Ericlodi

Filing ? Get Organized to Search, GTD way !

Fri, 21 Jul 2006 09:50:52 +0200

To file or not to file? That is the question, I guess, for many who are currently tidying up their offices before leaving for the beach! But the really important question may be how to search and find, not necessary file, documents.

I know, when everything was on paper - yes I lived in that era - it was difficult to find any note, mail, meeting minutes... if it was not properly filed - not only stored away. Well, even then, I am sure it occurred to many people that it was sometimes faster to pick up a document that they knew was stuck in that pile over the desk, rather than searching through a well thought filing system. Anyway, having too much paper spread across the desk was not helping one’s reputation - file or get fired!

To be fair, modern times - deceptively called “zero paper” - have only made things worse. No need to hide the mess in a cabinet, documents are just accumulating on hard drives without showing any disorder symptoms outside. E-mails get stuck right in the inbox without colleagues or visitors noticing anything wrong. Data keep piling up for months and years without anyone worrying.

True, some people were born organized. They file mails and documents in folders, sub-folders... reproducing the typical paper organization, hierarchical and layered. This does not prevent issues from happening, as we often use some criteria for filing... while we would search using different parameters. Moreover, as soon as a filing system is used by several people, like a server or share drive, it’s much worse : we have all lived situations where John would file something in a given place, while Peter would put it elsewhere...

Luckily, technology comes to the rescue, offering efficient tools such as search engines and links. In a nutshell, we’d better facilitate the search rather than meticulously file. Let’s discuss such a principle in more details.

1) Trash with no mercy :

Anything useless will only hamper future searches. Then let’s get rid of it as soon as possible! The trick is to be alert and decisive every time we open a document for the first time.

Spring cleaning can be largely streamlined when using search engines (see below) that will unearth documents that haven’t been modified for a long time. Then it’s an easy game to sweep-clean on sight through the list of oldies.

For the most cautious, it is still possible to create archives on drive, CD or DVD in order to keep track of things without clogging active workspace.

2) Link to Act :

A large part of what we keep is part of an action or project. A sure way to save time down the road, is to immediately link document and action. There are - at least - 3 ways to achieve that :

a) Give the same name to the action or project, to a mail folder and to a drive folder, which will collect any related useful document. When working on the project, open these folders to have everything handy.

b) Better! Use the linking features often available in PIM and organization software, to immediately link any related mail or document to the relevant project. Then, no need for further filing : simply keep the file in a common “follow up” folder, in order to avoid desktop and inbox clogging.

c) Better again! Copy/ paste useful bits of mails and documents directly into the relevant ToDo or project - sounds basic but it’s rather effective. And get rid on the spot of the source document. When you can’t insert what you target, go back to b) and create a link - or make a note of the file path in the ToDo.

By now, you can probably guess what I am recommending : copy/ paste what can be, use links or paths for the rest, it is fast, no filing is required and everything is ready for action! When the project is achieved, nothing is easier than archiving or deleting everything together.

A word for GTD aficionados : by implementing this tactic you will avoid stumbling over 43 folders or other filing strategies, and you will practice a seamless, faster GTD.

Then, what about the occasional piece of paper? Store it wherever you want - but make a note of the location in the relevant action or project.

3) Organize to Find :

There still are documents that we will keep for reference, or that are supposed to be useful at a later stage - I would argue that in the last case it’s better to create a project right away and go back to chapter 2!

First issue : we can’t always group together in a folder all the files we would like to, simply because some may be on our computer, others on a server... Let’s consider telephone lists as a typical example : different formats in different locations, still important to be read at the source to have up to date information. Again, a list of links, rather than some filing tricks, will do a great deal for effectiveness and simplicity.

Second issue : we often have good ideas for filing, which tend to be different from the multiple angles we are using when we look for things. For instance, we may look one day for a document because it refers to Jack, the next day because it’s related to project XYZ, another day because supplier ABC is involved.

Solution lies - again - not in filing, but rather in search optimization :

a) It is worth an investment to take a few seconds to complete - often create - comments (Mac) or properties (Windows) for a file that you are going to keep. A short summary will greatly enhance searchability. Take also the opportunity to give a meaningful name to the file.

b) Obviously, an effective search engine will do miracles for you when it will have indexed the full content of all your files. If you have a Mac, you already use Spotlight and you know what I mean. If you have a PC, you know I am not talking about the Windows “search” feature!!! You probably have a search function that works in your mail software, but it’s another story when you look for documents on your hard drive... Luckily, there are more and more good search engines available, that would index most file formats :
- For instance, Yahoo! Desktop Search presents search results in a table with a preview window, featuring refined search possibilities,... It is better to download also the expansion pack in order to index all kind of formats.
- X1 Desktop Search is the engine of Yahoo! with a similar interface. Now free, it presents the advantage of indexing Lotus Notes email.
- Google Desktop presents search results exactly as web searches, in a browser window. While it is less sophisticated than Yahoo!, it can index network drives as well.

4) Then... Should we be filing ?

We could almost do away with filing when using the above mentioned techniques. I would rather say, filing can be made more flexible as it is no longer the primary tool to find a document. Then, the question becomes “with what other documents would I like to see this one”, and no longer “ how to file it in order to find it”.

So, we may... not file at all, or group together documents related to the same meeting, or put all presentations together to have them handy when preparing a new one... only depending on needs and preferences.

Eventually, a more important question to filing is about sharing and availability : what should be in a file synchronized with a PDA or another computer? What should be on a network drive?

Conclusion :

“A la GTD”, action starts the minute a new document appears on the screen. We should delete it, or link it to an action or project (copy/ paste, link or path), or store it after making sure properties and comments of the file do represent its content.

An effective search engine will take care of the rest, and we won’t waste time devising filing systems belonging to cabinets of a past century...

Well, this is just like internet. Nobody tries to regroup sites in an hierarchical system. Meanwhile, bookmarks, tags, links and search engines are key to surfing effectively - and happily!

File less... Find more !

Ericlodi
2 Comments

PASCAL VENIER

I am currently Beta testing something called Foldera, which has a very clever system of "activity folders", which seems to have a lot of potential for a gtd implementation.

dimanche 23 juillet 2006 - 00:08

ERICLODI

Hello Pascal, and by the way, enjoy your holiday!

You are right, Foldera principle to seamlessly file everything by project or activity should be very useful (and would avoid creating links as I suggest in my article above). If it works well, it should give an edge to Foldera compared to solutions like weboffice.

For those who like to know more, check their website
http://www.foldera.com/
and their blog
http://www.folderablog.com/
Just note that due to popular demand, you will probably need patience if you want an account...

Finally (and consistently with what I have said in the article), a good web filing or cooperation platform should have an excellent search function.

dimanche 23 juillet 2006 - 21:10

Classer ou ne pas classer ? S’organiser pour Trouver !

Wed, 19 Jul 2006 08:15:56 +0200

A l’époque du tout papier, il était difficile de s’y retrouver si l’on ne prenait soin de classer - et non simplement ranger - les courriers, notes, plans et autres compte-rendus. Quoi que... Qui un jour n’a pas retrouvé plus facilement un document qu’il savait coincé dans la pile, là, sur le bureau, qu’une note soigneusement classée dans un système bien pensé... De toutes façons, en ce temps là, cela faisait décidément mauvais effet de laisser la paperasse envahir son bureau!

Les choses ne se sont pas arrangées à l’heure du “zéro papier”. Plus besoin de dissimuler le désordre dans un placard, les fichiers s’accumulent sur les disques durs sans trouble apparent. Les mails s’agglutinent souvent dès l’inbox sans que collègues et visiteurs ne le remarquent. Les mois et les années de données sédimentent sans que l’on s’en soucie.

C’est vrai, certaines personnes foncièrement organisées classent leurs mails et leurs fichiers dans des dossiers, des sous dossiers... par mimétisme avec l’organisation papier hiérarchique et subdivisée. Cela n’évite pas tous les problèmes, car il est fréquent de classer selon certains critères... et de chercher selon d’autres paramètres. De plus, dès que l’on parle de classement commun à plusieurs personnes, par exemple sur un serveur ou un disque partagé, qui n’a constaté que ce qui est classé par Pierre à un endroit le serait à un autre par Jacques?...

Heureusement, la technologie peut grandement aider à être plus efficace, en particulier avec les moteurs de recherche et les liens. Si bien qu’il vaut mieux s’évertuer à faciliter une recherche efficace qu’à classer méticuleusement. Nous allons illustrer ce principe sous plusieurs angles.

1) Eliminer sans vergogne :

Dans tous les cas, ce qui ne sert à rien ne peut qu’encombrer les recherches futures. Autant s’en débarrasser le plus vite possible, notamment en étant lucide et sans état d’âme au moment où nous ouvrons un document pour la première fois!

Pour faire le ménage dans l’historique, les moteurs de recherche (voir plus loin) peuvent aider à trouver les fichiers qui n’ont pas été modifiés depuis un certain laps de temps ; ensuite il est généralement facile de faire un nettoyage “à vue” dans cette liste de vieilleries.

Pour les plus conservateurs, il est toujours possible de créer des archives sur un autre disque, sur CD ou DVD pour garder une trace sans encombrer l’espace de travail.

2) Relier pour Agir :

Une bonne partie de ce que nous gardons s’intègre à une action ou un projet. Etablir immédiatement le lien, c’est gagner beaucoup de temps par la suite! Il y a au moins 3 façons d’y arriver :

a) Donner un nom identique à l’action ou au projet, à un dossier mail et à un dossier disque dur, qui viendront recueillir tous les document utiles. Il suffit alors d’ouvrir ces dossiers pour avoir tout “sous la main” afin de travailler efficacement sur le projet.

b) Mieux, utilisons les fonctions de liens souvent disponibles dans les logiciels d’organisation pour immédiatement relier les mails et documents au projet. Dans ce cas, il n’est pas utile de classer le document, il suffit de le mettre dans un vaste dossier commun “à suivre” pour simplement éviter qu’il n’encombre inbox ou bureau.

c) Encore mieux, souvent, nous pouvons copier/ coller les passages utiles de mails ou documents directement dans le ToDo ou le projet associé, c’est basique mais très efficace - et l’on se débarrasse immédiatement du document source. Pour ce que nous ne pouvons pas insérer, créons un lien comme en b, ou à défaut notons le chemin du fichier dans le projet.

Vous devinerez ma recommandation : copiez/ collez ce qui peut l’être, créez des liens ou chemins pour le reste, c’est rapide, il n’y a rien à classer et tout est prêt pour l’action! Puis quand le projet est terminé, facile d’archiver ou détruire tout d’un coup.

Pour les adeptes de GTD, cela évite de s’encombrer des 43 dossiers et autres systèmes de classement.

Et... s’il restait un bout de papier malgré tout? Rangeons-le où bon nous semble à condition de noter la référence dans l’action associée.

3) S’organiser pour Trouver :

Il y a évidemment des documents que nous gardons pour référence, ou dont nous savons que nous en aurons besoin plus tard - dans ce dernier cas il peut être judicieux de créer tout de suite un projet et de se référer au point 2!

Première difficulté : nous ne pouvons pas forcément regrouper en un même dossier certains fichiers, comme nous le voudrions, car certains peuvent être sur notre ordinateur, d’autres sur un serveur... Un exemple courant de cette situation : les listes d’adresses, collections hétéroclites sur des supports différents, que l’on a intérêt à consulter à la source pour être à jour. Là encore, une liste de liens sera simple et efficace, sans chercher aucun regroupement “physique”.

Deuxième problème, comme avec le papier, nous avons souvent une idée de classement, mais nos angles de recherche vont être multiples et différents. Par exemple, nous pouvons chercher un jour un document parce qu’il a été écrit par Paul, le lendemain parce qu’il concerne le projet XYZ, le troisième jour parce que le fournisseur Truc y est cité.

La solution n’est toujours pas dans le classement, mais plutôt dans l’optimisation de la recherche :

a) C’est un bon investissement que de prendre un instant pour compléter (souvent créer) les commentaires (Mac) ou les propriétés (Windows) d’un fichier que nous allons garder. Un résumé de quelques lignes facilitera grandement les recherches ultérieures. De la même façon, n’hésitons pas à rebaptiser le fichier d’une appellation explicite.

b) Evidemment, un bon moteur de recherche fera des miracles en ayant indexé le contenu de tous nos fichiers. Si vous avez un Mac, vous utilisez déjà Spotlight et vous savez de quoi je veux parler. Si vous avez un PC, vous savez que je ne parle pas de la fonction recherche de fichiers de Windows!!! Vous avez sans doute une fonction recherche qui marche dans votre logiciel de mail, mais pour les fichiers sur le disque dur, c’est une autre histoire... Heureusement, il y a de plus en plus de moteurs de recherche performants disponibles, qui indexent la quasi-totalité des formats de fichiers.
- Par exemple Yahoo! Desktop Search fournit les résultats de recherche sur le disque dur sous forme de tableau avec fenêtre de pré-visualisation, possibilité de raffiner la recherche etc. Il faut aussi downloader le pack expansion pour indexer tous types de formats.
- X1 Desktop Search est le moteur de Yahoo! avec une interface similaire. Maintenant gratuit, il présente l’avantage d’indexer le mail Lotus Notes.
- Google Desktop présente les résultats sous une forme identique aux recherches web, dans le navigateur. Moins sophistiqué que Yahoo! Google peut par contre indexer les disques sur le réseau.

4) Alors... Faut-il classer ?

Les techniques employées permettent quasiment de se dispenser du classement. En pratique, elles permettent surtout de le rendre plus flexible car ce ne sera pas le premier outil pour retrouver un document. Le critère devient donc : “au milieu de quels autres documents j’aimerais avoir celui-ci”, et non plus “ comment le classer pour le retrouver”.

On peut donc... ne pas classer du tout, ou regrouper les documents d’une même réunion, ou mettre ensemble toutes les présentations pour y puiser facilement les éléments d’une nouvelle... selon ses goûts et besoins.

Un aspect finalement plus important du classement va concerner le partage et la disponibilité : que mettre dans un dossier synchronisé avec le PDA, ou un autre ordinateur? Que mettre sur un disque réseau?

En résumé :

“A la GTD”, il convient d’agir dès la minute où un nouveau document apparaît sur notre écran, soit en le détruisant, soit en l’associant à une action ou un projet (de préférence par copier/ coller ou lien), soit en le stockant après s’être assuré que les commentaires ou propriétés du fichier reflètent son contenu.

Un moteur de recherche performant fera le reste et nous ne passerons pas de temps à mettre en place des classements qui font écho à nos armoires périmées...

Nous pouvons faire le parallèle avec internet. Personne ne cherche à regrouper les sites dans un système hiérarchique. Par contre, les bookmarks, les liens, les tags et les moteurs de recherche sont les clefs d’une utilisation efficace.

Classer moins... Trouver plus !

Ericlodi
3 Comments

ANONYME INTERESSÉ

Rebonsoir,
Ayant lu attentivement votre méthode, il m'est venu trés vite à l'idée, parce que j'utilise FIREFOX, et l'extension Scrapbook, qu'en les associant une démarche robuste pourrait naitre.
Je vais tenter l'expérience bien que fan de papier...
A+

dimanche 23 juillet 2006 - 19:37

ERICLODI

Une organisation papier - comme le fameux "hipster PDA" - peut être extrèmement efficace. Par contre, avec l'avalanche de documents électroniques que nous recevons chaque jour, un classement informatique ne peut que faire gagner de la productivité.

Trucs pour combiner organisation papier et classement informatique:
- Noter sur la fiche ad hoc (ToDo, liste projet...) les noms ou mots clefs des fichiers utiles pour les retrouver en un clin d'oeil, sans avoir besoin de les classer dans des dossiers.
- Scanner ou photographier ce qui n'est pas électronique, en donnant des noms de fichiers et des commentaires adéquats qui permettront de les retrouver facilement.
- Si les deux mesures précédentes ne suffisent pas, créer éventuellement des listes de liens, à imprimer, qui feront l'interface efficace entre le papier et la machine!

PS: J'aime aussi le papier, et souvent je n'hésite pas en réunion à lâcher l'ordinateur pour les tableaux muraux et les feutres, c'est plus interactif et plus vivant! Une photo, et le compte-rendu est tout fait!

mercredi 26 juillet 2006 - 22:30

VCUBE

Quelques petit trucs personnels :
* pour ceux qui utilisent un moteur de recherche local (personnellement Copernic) et Scrapbook, penser à indexer l'espace de stockage de Scrapbook. C est du Html et ca permet de retrouver facilement les archives scrapbook (notes collantes comprises)
* Toujours avec Scrapbook, vous pouvez coller le lien dans un PIM
* Si vos outils peuvent le gérer, activer les fonctions de stockage provisoire ("ces documents s'auto détruiront au bout de N mois"). Exemple, les mails d'interim, ou d'autoreply (je suis remplacé par machin).

samedi 30 septembre 2006 - 09:01

Lift up your presentations ! With Garr Reynolds.

Sat, 24 Jun 2006 07:56:02 +0200

Using striking examples and concrete analysis of fashionable speakers, Garr Reynolds illustrate how to deliver more powerful presentations by letting go the ubiquitous Powerpoint filled with bullet points. He advocates more graphic slides with high quality visuals and few words, which will convey a stronger, clearer message while refocusing the audience’s attention on the speaker.

Visit Garr Reynolds’ site! Very clear and structured, it deals with the art of presentation, from preparation to delivery and handout, with of course excellent and specific advice on the slides. You will find principles, concrete examples, as well as tips and tricks.

On his blog, more on the subject. For instance, you will enjoy on this post Bill Gates and Steve Jobs side by side. Well, if their companies design computers as they prepare slides... I guess I’d better stick to Mac! Another captivating post analyses some speakers’ slides and style.

Enjoy it!

Ericlodi

Boostez vos présentations! Avec Garr Reynolds.

Sat, 17 Jun 2006 17:06:27 +0200

Garr Reynolds montre, exemples à l’appui et en faisant référence à des conférenciers en vogue, comment avoir plus d’impact en abandonnant la traditionnelle présentation Powerpoint et ses “bullet points”, pour des support plus explicites, plus visuels, et qui focalisent l’attention de l’auditoire sur le présentateur.

Les points clefs de Garr Reynolds :

1) Préparez soigneusement :
- Quel est l’objectif de la présentation? A qui s’adresse-t-elle?
- Réunissez un contenu solide sur le sujet!
- Déterminez vos messages : clairs et simples! Imaginez le test de l’ascenseur : pouvez-vous convaincre le patron en quelques mots si vous le croisez dans l’ascenseur?
- Structurez. Avant de démarrer Powerpoint, préparez d’abord la structure avec papier et crayon, le résultat sera plus clair et plus rapide.
Petit truc perso : utilisez des post it, faciles à déplacer sur une grande feuille de papier, pour créer la trame la plus logique et la plus fluide à présenter.
- La meilleure présentation est d’abord une histoire.

2) En scène :
- Passion et enthousiasme! La première impression est déterminante.
- Passez en moins de 30 minutes. Ensuite, l’attention baisse...
- Restez en contact avec l’audience. N’éteignez pas la lumière, l’important, c’est le présentateur plus que la projection! Déplacez-vous, regardez votre public, ne lui tournez jamais le dos.

3) Et la projection ?
Oui, elle ne vient qu’en dernier point, vous l’avez compris, car elle doit soutenir le présentateur... et non l’inverse!
- La plus simple possible : rien de superflu, des messages clairs et cohérents, le moins de texte possible - les graphiques passeront des messages plus forts. Adieu “bullet points” et transitions baroques!
- Des images et graphiques de qualité - et pas des templates ppt éculées...
- Des graphes clairs et adaptés au message (ex un camembert pour une répartition, un graphe à bâtons pour une évolution).
- Des couleurs choisies, froides en fond, chaudes à l’avant.
- Afin de pouvoir garder la pièce éclairée (et l’attention sur le présentateur), il est préférable d’avoir un texte sombre sur un fond clair.
- Une même police de caractères pour toute la présentation, visible et lisible (du fond!)
- Des vidéos ou audios pour varier le rythme et montrer des illustrations concrètes.

4) Distribuer un support
Laisser une copie de la projection ppt n’est généralement pas une bonne idée : les pages épurées soutenaient parfaitement la présentation mais ne voudront plus dire grand chose sorties du contexte! D’ailleurs, une traditionnelle liste de “bullet points” est généralement pénible à décrypter...
Deux solutions : annoter soigneusement le ppt, ou (mieux) créer un document spécifique à distribuer, qui sera aussi explicite que possible.

Visitez le site de Garr Reynolds (English), très clair, pédagogique et bien présenté. Vous y trouverez explications détaillées, exemples concrets, et aussi des “trucs” pratiques.

Sur son blog, davantage sur le sujet, notamment l’analyse du style de plusieurs conférenciers efficaces.

Enjoy it!

Ericlodi

Etes-vous GTD? R U GTD? Check List.

Tue, 30 May 2006 21:41:40 +0200

L’efficacité de GTD - Getting Things done - vient de ses principes, simples mais puissants car ils sont orientés vers la productivité de l’organisation personnelle (cf page précédente). Il y a ensuite de très nombreuses manières de l’appliquer!
Votre système suit-il les préceptes de GTD? Voici une courte check list pour le mettre à l’épreuve!
Bon GTD!
Ericlodi
Go!

The effectiveness of GTD - Getting Things Done - derives from its simple yet powerful principles, as their goal is to boost productivity in one’s personal organisation. This being said, they are plenty of ways to implement it!
Does your system follow the GTD teachings? This is a short check list to test it!
Happy GTD!
Ericlodi

GTD : Organisé... et Branché ! Présentation de “Getting Things Done” en français.

Sun, 21 May 2006 19:54:10 +0200

Jusqu’à maintenant, peu de documents en français sont disponibles sur GTD - Getting Things Done - alors que la méthode de David Allen est un véritable phénomène aux US et sur le net. Voici donc un résumé en français pour amis, collègues et tous ceux qui sont désirent améliorer leur organisation et efficacité personnelle mais ne sont pas à l’aise avec la langue de Shakespeare!
Bon GTD!
Ericlodi

Go!

So far, there has been little litterature in French about GTD - Getting Things Done - while David Allen’s method is a phenomenon in the US and on the net. For friends, colleagues and all those who are interested in improving their personal organization and effectiveness, but not completely comfortable with the language of Shakespeare, this is a summary in French!
Happy GTD!
Ericlodi